Business Plan, come strumento di crescita (II)

Soprattutto in aziende medio-piccole, dove spesso la gestione del 'quotidiano' lascia ben poco spazio alla pianificazione, il business plan rappresenta un importante momento operativo per la riuscita futura. Basti considerare che sono proprio queste aziende le più esposte al rischio di un dissesto in caso di fallimento in un' impresa o crescita mal pianificata, perché spesso non dispongono di risorse sufficienti per permettersi errori.

Per ognuno dei fattori chiave, l’imprenditore come i dirigenti di un’azienda devono prendere in esame l’attività, porsi delle domande e scoprire gli eventuali problemi. Procedendo in questo modo si aumentano sensibilmente le probabilità di successo. In questa fase l’analisi del quadro strategico è il punto di partenza essenziale per stabilire in quali segmenti di mercato conviene competere.

E’ importante a questo livello avere in mente un preciso quadro di riferimento (es. business analisy framework) per non perdersi in dettagli inutili e analizzare correttamente le variabili essenziali. Per compiere questa analisi si possono utilizzare diverse metodologie  oppure affidarsi alla propria esperienza ma facendo attenzione a fornire un quadro esauriente per il lettore del piano che può non essere un esperto del settore in questione.

L'aggiornamento costante del business plan è il presupposto per il suo utilizzo come strumento di verifica per la valutazione dell'effettiva performance dell'azienda. Dal raffronto con i dati del precedente business plan si possono stabilire quali siano state le strategie più efficaci o no. Per questi utilizzo, la sezione finanziaria del business plan rappresenta uno strumento obiettivo e concreto per verificare la performance dell'azienda.

Le aree dove si segnalano scostamenti dal piano rappresenteranno segnali da analizzare attentamente. Il valore interno di questa verifica non deve fare passare in secondo piano la sua valenza esterna. Infatti, anche il finanziatore noteranno eventuali differenze tra il piano e l'effettiva performance dell'azienda e vorranno conoscerne i motivi.

Bisogna comunque ricordare che il business plan è un documento estremamente riservato che illustra il modo in cui opera l'azienda. Per questo motivo non deve essere consegnato a chiunque e nemmeno questo deve essere il suo scopo.

Principalmente i destinatari saranno gli istituti di credito con cui si vuole operare (e dei quali si è verificata precedentemente la disponibilità) o eventuali investitori privati. I finanziatori si concentrano su quelli che vengono definiti i 'quattro fattori chiave' del credito: affidabilità, flusso di cassa, garanzie reali e apporto di capitale da parte dell'imprenditore. Un eventuale investitore sarà maggiormente interessato al reddito prospettico, in quanto disposto a correre un maggiore rischio mentre l'importante per l'istituto di credito è il recupero del prestito e quindi il regolare pagamento di quote di capitale e interessi.

E’ ovvio che, in genere, la sua struttura e i contenuti devono adattarsi sia allo scopo sia all'audience di riferimento. Importante è in ogni caso mantenere una struttura semplice ma dinamica. Di questo si parlerà nel seguito...

Il Business Plan come strumento di crescita

Mi è capitato diverse volte in azienda di gestire un nuovo progetto come una start-up, un'operazione di fusione o un nuovo business. In realtà modernamente organizzate, esiste una fase preparatoria che porta alla stesura, affidata al CFO o al Controller di un documento formale che viene discusso, condiviso e se approvato, utilizzato poi per monitorare l'avanzamento del progetto.

Tuttavia succede, in realtà padronali, che l'imprenditore agisca quasi d'impulso e lo ritenga invece un mero esercizio amministrativo/finanziario da svolgere in poco tempo, di fatto annullandone la maggiore valenza. In generale, gli imprenditori preferiscono agire subito piuttosto che pianificare con attenzione le loro mosse. La pianificazione poi, richiede un rilevante sforzo di sintesi e organicità che risulta di solito difficile per l'imprenditore che spesso non riesce a estrapolarsi dalla sue conoscenze specifiche.

Questo documento è il Business Plan o piano aziendale che presenta l'attività da svolgere e ne esamina in sintesi i fattori rilevanti per il successo. Esso è la sintesi di un progetto imprenditoriale, di cui esplora costi e strategie di gestione. Proprio per questo non può essere scritto di getto: la sua stesura necessita di un approfondito lavoro di ricerca e documentazione, soprattutto nella sua fase iniziale.

D'altra parte, si tratta di tempo ben speso: ho potuto verificare come ben altri siano i costi (e le perdite) per avviare un progetto o un'impresa senza alcuna preventiva analisi di fattibilità e senza un piano di gestione.

Ovvio che questo documento riveste un ruolo essenziale anche per gli interlocutori esterni, che sono agevolati nell'analisi da documenti strutturati secondo logiche coerenti e appropriate. Il business plan serve quindi a presentare il progetto in modo convincente ai possibili finanziatori, e a testare in modo efficace la motivazione e determinazione dei futuri collaboratori. Per questo é opportuno che tutti i componenti del gruppo imprenditoriale si facciano carico della preparazione di una parte del documento: quella più vicina alle proprie (future) responsabilità.

L'imprenditore che si accinge quindi a costruire, ampliare o ad acquisire un' impresa si deve rendere sempre più conto di quanto sia importante il concetto di trasparenza nei confronti di possibili finanziatori o semplicemente il vantaggio di poter disporre di uno strumento di pianificazione e di verifica costante dello sviluppo.

Durante la stesura di un business plan, l'imprenditore o l'azienda impegnata in una operazione strategica (LBO, cessione di ramo aziendale, gara di appalto, ecc.), esamina a fondo ogni singolo aspetto della futura impresa attraverso previsioni e simulazioni che evidenziano 'sulla carta' le possibili problematiche e le relative soluzioni. Il risultato di questa analisi può talvolta portare alla luce problemi che non si possono risolvere e il fatto di averli individuati in questo stadio permetterà comunque di rinunciare all'impresa prima di prendere impegni finanziari.

Tutto questo può avvenire solo se il business plan oltre che essere un'accurata analisi del progetto, utilizza dati il più possibile aderenti alla realtà correlati a previsioni per il futuro giustificabili. Se queste premesse vengono rispettate, il business plan contribuirà ad innalzare le probabilità di successo dell'impresa e a costituire una valida base di raffronto per il suo prosieguo.

L'importanza di questo documento si riassume nella sua duplice valenza, all'esterno, in quanto conferisce maggiore credibilità all'iniziativa e tranquillizza i terzi (soprattutto le banche) che dovranno operare con la nuova entità, all'interno costituisce una valida base di partenza per la stesura di un Action Plan, mirante a tramutare in azioni le strategie definite nel business plan.

Il business plan ha tre funzioni. Innanzitutto, si tratta di un piano che può servire da spunto per lo sviluppo di idee su come gestire l'impresa; l'analisi dell'azienda a tutti i livelli, dal marketing al finanziario e all'operativo, consente di mettere a punto le proprie strategie e di sbagliare 'sulla carta' invece che sulla realtà. In secondo luogo, il business plan è uno strumento di verifica che consente di valutare la performance effettiva dell'impresa nel tempo. Trascorso qualche tempo, e in seguito su base periodica, si dovrebbe procedere ad una revisione del business plan, per individuare i possibili scostamenti dal piano originale (in particolare nella sezione che riguarda la parte finanziaria/budget operativo), valutare se siano stati utili o dannosi e stabilire le future strategie operative dell'azienda. 

Il terzo motivo per preparare un business plan è quello di reperire finanziamenti. Ed assume notevole rilevanza, soprattutto oggi dove il clima di trasparenza e l'alto rischio degli investimenti fa si che i possibili finanziatori non decidano di investire il loro denaro senza aver visto prima, come minimo, un business plan. Non ci si deve illudere però che il business plan sia sufficiente per ottenere un finanziamento, esso rappresenta solamente la base su cui il potenziale finanziatore inizia a valutare la validità dell'investimento ma proprio per questo motivo deve essere redatto con estrema cura e ponderazione

Il business plan è quindi un documento che serve a delineare il quadro di un'azienda nell'arco di un determinato orizzonte temporale e non dovrebbe superare i tre/cinque anni. I dati prospettici devono essere adeguatamente supportati da motivazioni plausibili e, il più possibile, da dati reali (es. l'evidenza di un trend futuro di vendita supportato da dati storici e/o ricerche di mercato) trasmettendo, nel medesimo tempo, ottimismo.

Per trasmettere immediatamente una buona impressione e dipingere un quadro dinamico della società, il business plan deve avere una grafica gradevole e professionale, in considerazione del fatto che questi aspetti hanno una notevole influenza sull'attirare l'attenzione del lettore. Inutile soffermarsi sulla qualità del testo e sugli errori grammaticali che devono essere assolutamente evitati.

Sebbene il business plan venga spesso associato alla costituzione di una nuova impresa (es. operazioni di venture capital), esso rappresenta una valida opportunità per stabilire una linea di orientamento unitaria e coerente a tutti i livelli dell'azienda. Questo obiettivo verrà raggiunto facendo partecipare le aree e i responsabili direttamente in modo che, raggiunta la forma definitiva del piano, gli stessi condividano già il quadro prospettato dal piano. Sotto questo profilo il business plan rappresenta il primo passo verso la pianificazione strategica di un'azienda.