Mi è capitato diverse volte in azienda di gestire un nuovo
progetto come una start-up, un'operazione di fusione o un nuovo business. In
realtà modernamente organizzate,
esiste una fase preparatoria che porta alla stesura, affidata al CFO o al Controller di un documento formale che viene discusso, condiviso e se approvato,
utilizzato poi per monitorare l'avanzamento del progetto.
Tuttavia succede, in realtà padronali, che
l'imprenditore agisca quasi d'impulso e lo ritenga invece un mero esercizio amministrativo/finanziario da
svolgere in poco tempo, di fatto annullandone la maggiore valenza. In generale,
gli imprenditori preferiscono agire subito piuttosto che pianificare con
attenzione le loro mosse. La pianificazione poi, richiede un rilevante sforzo
di sintesi e organicità che risulta di solito difficile per l'imprenditore che
spesso non riesce a estrapolarsi dalla sue conoscenze specifiche.
Questo documento è il Business Plan o piano aziendale che presenta l'attività da svolgere e ne esamina in sintesi i fattori rilevanti
per il successo. Esso è la sintesi di un progetto imprenditoriale, di
cui esplora costi e strategie di gestione. Proprio per questo non può essere
scritto di getto: la sua stesura necessita di un approfondito lavoro di ricerca
e documentazione, soprattutto nella sua fase iniziale.
D'altra parte, si tratta di tempo ben speso: ho potuto
verificare come ben altri siano i costi (e le perdite) per avviare un progetto o
un'impresa senza alcuna preventiva analisi di fattibilità e senza un piano di
gestione.
Ovvio che questo documento riveste un ruolo
essenziale anche per gli interlocutori esterni, che sono agevolati nell'analisi
da documenti strutturati secondo logiche coerenti e appropriate. Il business
plan serve quindi a presentare il progetto in modo convincente ai possibili
finanziatori, e a testare in modo efficace la motivazione e determinazione dei
futuri collaboratori. Per questo é opportuno che tutti i componenti del gruppo
imprenditoriale si facciano carico della preparazione di una parte del
documento: quella più vicina alle proprie (future) responsabilità.
L'imprenditore che si accinge quindi a costruire,
ampliare o ad acquisire un' impresa si deve rendere sempre più conto di quanto
sia importante il concetto di trasparenza nei confronti di possibili
finanziatori o semplicemente il vantaggio di poter disporre di uno strumento
di pianificazione e di verifica costante dello sviluppo.
Durante la stesura di un business plan,
l'imprenditore o l'azienda impegnata in una operazione strategica (LBO,
cessione di ramo aziendale, gara di appalto, ecc.), esamina a fondo ogni
singolo aspetto della futura impresa attraverso previsioni e simulazioni che
evidenziano 'sulla carta' le possibili problematiche e le relative soluzioni.
Il risultato di questa analisi può talvolta portare alla luce problemi che non
si possono risolvere e il fatto di averli individuati in questo stadio
permetterà comunque di rinunciare all'impresa prima di prendere impegni
finanziari.
Tutto questo può avvenire solo se il business plan
oltre che essere un'accurata analisi del progetto, utilizza dati il più
possibile aderenti alla realtà correlati a previsioni per il futuro
giustificabili. Se queste premesse vengono rispettate, il business plan
contribuirà ad innalzare le probabilità di successo dell'impresa e a costituire
una valida base di raffronto per il suo prosieguo.
L'importanza di questo documento si riassume nella
sua duplice valenza, all'esterno, in
quanto conferisce maggiore credibilità all'iniziativa e tranquillizza i terzi (soprattutto
le banche) che dovranno operare con la nuova entità, all'interno costituisce una valida base di partenza per la stesura di
un Action Plan, mirante a tramutare
in azioni le strategie definite nel business plan.
Il business plan ha tre funzioni. Innanzitutto, si
tratta di un piano che può servire da spunto per lo sviluppo di idee su come
gestire l'impresa; l'analisi dell'azienda a tutti i livelli, dal marketing al
finanziario e all'operativo, consente di mettere a punto le proprie strategie e
di sbagliare 'sulla carta' invece che sulla realtà. In secondo luogo, il
business plan è uno strumento di verifica che consente di valutare la
performance effettiva dell'impresa nel tempo. Trascorso qualche tempo, e in
seguito su base periodica, si dovrebbe procedere ad una revisione del business plan,
per individuare i possibili scostamenti dal piano originale (in particolare nella sezione che riguarda la parte finanziaria/budget operativo), valutare se siano stati utili o dannosi e
stabilire le future strategie operative dell'azienda.
Il terzo motivo per
preparare un business plan è quello di reperire finanziamenti. Ed assume
notevole rilevanza, soprattutto oggi dove il clima di trasparenza e l'alto
rischio degli investimenti fa si che i possibili finanziatori non decidano di
investire il loro denaro senza aver visto prima, come minimo, un business plan. Non ci si
deve illudere però che il business plan sia sufficiente per ottenere un
finanziamento, esso rappresenta solamente la base su cui il potenziale
finanziatore inizia a valutare la
validità dell'investimento ma proprio per questo motivo deve essere redatto
con estrema cura e ponderazione
Il business plan è quindi un documento che serve a delineare
il quadro di un'azienda nell'arco di un determinato orizzonte temporale e non
dovrebbe superare i tre/cinque anni. I dati prospettici devono essere
adeguatamente supportati da motivazioni plausibili e, il più possibile, da dati
reali (es. l'evidenza di un trend futuro di vendita supportato da dati storici
e/o ricerche di mercato) trasmettendo, nel medesimo tempo, ottimismo.
Per trasmettere immediatamente una buona impressione
e dipingere un quadro dinamico della società, il business plan deve avere una grafica gradevole e professionale, in
considerazione del fatto che questi aspetti hanno una notevole influenza
sull'attirare l'attenzione del lettore. Inutile soffermarsi sulla qualità del
testo e sugli errori grammaticali che devono essere assolutamente evitati.
Sebbene il business plan venga spesso associato alla
costituzione di una nuova impresa (es. operazioni di venture capital), esso
rappresenta una valida opportunità per stabilire una linea di orientamento
unitaria e coerente a tutti i livelli dell'azienda. Questo obiettivo verrà
raggiunto facendo partecipare le aree e i responsabili direttamente in modo
che, raggiunta la forma definitiva del piano, gli stessi condividano già il
quadro prospettato dal piano. Sotto questo profilo il business plan rappresenta
il primo passo verso la pianificazione
strategica di un'azienda.
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